仕事での時間意識を向上させる簡単な2つの方法

マネジメント(管理)
町野 文孝

名古屋・岐阜・三重の地域の中小企業の組織作り、社員教育などをトータルにサポートするコンサルタント。30年以上、この活動を行っているが、倒産した会社は0。反対に関わった会社のほぼ100%が業績向上。そのためには、ノウハウも大事であるがそれ以上に、経営者・従業員の心意気が大切だと考える。支援している中小企業の従業員の方との交流も大切にしている。

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中小企業やプロジェクトの目標を達成させるには、次のことが大切になります。

  • 部下・従業員と綿密な対話をする
  • 部下・従業員の実力をふまえて適正な目標を立てる
  • 途中経過を確認しながら、部下・従業員を承認する

この過程を回していくと、社長以外の人も仕事に熱くなり、良い結果が出せるようになってきます。

この記事には「承認」の大切さを書いています。

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さて、今回は、上記の過程がうまく回りはじめて、社内にエネルギーが感じられるようになったら、取り組んでいただきたいことを紹介します。

それが、

Check!
全体的なタイムマネージメント

 

こう言うと、難しそうに聞こえますが、できるだけ短い時間で最大の効果を生むことを意識しよう!ということです。

これは、社内でやるぞ!となったことを「早くしろ!」と追い立てるものでもなければ、時間を浮かせて「次々に働かせる」というものではありません。

もちろん、あなたがそんな体質ではないことは十分に承知していますが、残念ながら未だに、

「俺の方針が嫌ならいつでも辞めろ!代わりはいくらでもある。働け!」

という意識をおもちの社長さんもいらっしゃるのです。

そこで、今回は、こうして時間を意識することの大切さを考えてみたいと思います。

 

時間的な効率を考えて仕事に取り組む大きなメリット

時間は、誰もに与えられた重要な資産だと思っています。

社長という立場からすれば、もちろん効率良く働いてもらって業績を上げて欲しいところですが、目的はそれだけではありません。

タイムマネージメントを考えるというのは、長い目で見ると大きなメリットがあるのです。

 

今後の様々な仕事についても、スマートな対応の仕方が見える

時間効率を高めるのに、当然、ガムシャラに「頑張れ!集中しろ!」では限界がやってきます。

この後に紹介しますが、業務が重複している部分がないか? ある程度自動化できる部分はないか? などと仕事全体を見通す必要があります。

忙しくなればなるほど、私たちはついつい目先のことに注力しがちですが、時間効率を考える練習をすることで、常に仕事の全体像を見る目が培われていくのです。

 

時間的な余裕が生まれるために、従業員の仕事への意欲が持続する

時間効率を考えると、次第に時間的な余裕は生まれてきます。

となると、家族との時間や自分の時間も確保しやすくなります。

これは、仕事への情熱を維持するためにも、絶対に必要な要素です。

ひたすら仕事、仕事では、いくら好きな仕事であっても、いつか燃え尽きてしまいます。

ちょっとした余白があるからこそ、熱心に仕事が取り組めるのです。

 

では、どうすれば時間的効率が高まっていくのか?

特にルーティンワーク(決まった作業)に取り組んでいるメンバーのタイムマネージメントについて考えてみましょう。

この具体策はかなりたくさんありますので、分かりやすいもの、これまでに実践して効果的だったなぁと感じたものを挙げておきます。

さらに詳しいことに関心がある方は、お気軽にメッセージをください。

 

自分の時間のコストを考える

誰だって、もっと給料を上げて欲しい…と願っています。

中には、「こんなに売り上げているのに、たったのこれだけ?」って感じている方もいます。

そこで、

自分の給与(額面)÷1ヶ月に働いた時間

をすると、自分が1時間働くことでかかるコストがおよそ算出されます。

ここでは、仮に1時間2500円のコストがかかるとしておきます。

10人集まって2時間会議をしたら…50,000円ものコストがかかるということになります。

さて、毎回会議では、50,000円もの価値がある話がされているのかどうか?という視点で見れるようになると、まず会議を短縮させる工夫はないだろうか?という話になっていきます。

 

タイムロスは生じていないか仕事を振りかえってみる

対話パックなどを通して、様々な会社とお付き合いさせていただいていますが、次のような点がタイムロスだという声が多いです。

  • とにかく目先のことをこなした結果、二度手間になってしまった
  • 必要以上に凝りすぎて膨大な時間を使ってしまった
  • 上司の顔色をうかがいながら報告をしたから、正確に伝わらなかった
  • 自分ではかなり頑張ったつもりだけど、少し方向性にずれがあり、修正が必要になった

日々の忙しい業務に追われていると、タイムロスをしている原因を見落としてしまいがちです。

ところが、こうした問題を経営者も含め、みんなで言語化することで、改善策が見えてくるものです。

 

ここでは、時間効率を高めるための2つの方法を紹介しましたが、これを実践すると、「時間は自分のためにも会社のためにも大きな資産である」という意識が少しずつ育っていきます。

 

まとめに変えて…ある会社の従業員の言葉

 

中小企業ではありますが、いくつか店舗をもっている会社(A社)があります。

A社の従業員の佐藤さん(仮)と話をした時にこんなことを言われていました。


うちは、店舗がいくつかありますから、時々、本社の会議室に全員が集まって、今後の方針や検討しないといけないことについて話し合います。

これは、とっても有意義な時間ですが、実は、検討事項がなくても定期的に行われているんです。

移動する時間も含めると、トータル4時間くらい使うことになるんです。

そこに、20人ほど集まるわけですから、安く見積もっても

2000円×4時間×20人=160,000円なんです。

あぁ…これみんなに還元してくれたら、いいのになぁって思いますよ。


だからと言って、この取り組みが無駄なのか? それとも見えない意図が隠されているのか…

佐藤さんの話だけでは、なんとも言えませんが、従業員という立場であっても、こうした見方ができるようになるのです。

従業員全員がこうした感覚をもてるようになると、会社は確実に変化していきます。

 

町野 文孝

名古屋・岐阜・三重の地域の中小企業の組織作り、社員教育などをトータルにサポートするコンサルタント。30年以上、この活動を行っているが、倒産した会社は0。反対に関わった会社のほぼ100%が業績向上。そのためには、ノウハウも大事であるがそれ以上に、経営者・従業員の心意気が大切だと考える。支援している中小企業の従業員の方との交流も大切にしている。

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