会議を変えると会社が変わる!その理由と具体的対策を紹介

マネジメント(管理)
町野 文孝

名古屋・岐阜・三重の地域の中小企業の組織作り、社員教育などをトータルにサポートするコンサルタント。30年以上、この活動を行っているが、倒産した会社は0。反対に関わった会社のほぼ100%が業績向上。そのためには、ノウハウも大事であるがそれ以上に、経営者・従業員の心意気が大切だと考える。支援している中小企業の従業員の方との交流も大切にしている。

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「また、会議かよ…」こんな言葉を若い世代の方々から聞くことがあります。

もちろん、私も含め経営者も「会議が大好き」というわけでは決してありません。

けれども、素晴らしい会議を実現することができれば、

従業員のやる気は高まり、会社の売り上げ・利益が伸びる

ことは明白です。

そんな可能性を秘めている会議ですが、質の悪い会議を行ってしまうと、

  • 無駄な経費が大きく膨らむ
  • 従業員の意欲は低下し、生産性は大きく落ちる
  • 売り上げ、利益はいずれ低下する
こんな可能性も十分にあるということです。

たかが会議でそんな酷いことが起きるの?と思われるかもしれませんが、私は、様々な中小企業のコンサルティングも行っているために、会議がきっかけで大変なことになったのか…と感じる事例を耳にすることがあります

そんな事例を交えながら、なぜ、会議に失敗すると大変なことになるのか詳しく解説します。

 

時代の流れが早くなった分、時間に大きな価値を感じる若者が増加!

会社の体制にもよりますが、社会的には副業がOKという時代になりました。

副業そのものの賛否はさておき、若い世代の方々の話を聞くと、出勤前にも副業に関わることをし、帰宅後も副業に関わることをするという方が増えてきました。

その様な方々は、

  • 日々、本業に取り組みながら副業の作業時間を確保するか?
  • 本業・副業ともにさらに効率よく作業をする方法はないのか?

この様なことを真剣に考えると話してくれました。

つまり、二足のわらじを履いているわけですから、彼らにとって、時間は私たちが想像する以上に遥かに貴重なものになっているということです。

この大前提を踏まえて、「会議」を見直してみると多くのことを発見することができます。

 

会議に時間を割くということは、大きな費用をかけているという事

どの会社でも、経費削減の努力はされていることでしょう。

節電・印刷物の削減・リサイクル…などは当たり前の様になってきましたが、会議の回数・時間はどうでしょうか?

私は経費削減を目指すのであれば、まずは会議を減らすのが最も効率的だと考えています。

 

社内で会議を行っても膨大な経費がかかっている

人材には、人件費という大きなコストがかかります。

つまり、会議を行うと、

1時間あたりの人件費×人数×会議にかけた時間=会議に関わる最低コスト

中小企業で、5人程度の会議・打ち合わせを行っただけでも、すぐにコストは1万円を超えることが分かります。

電気代を1万円削減するのは、なかなか大変ですが、会議を見直せば、それ以上の価値が十分にあることが分かっていただけたのではないでしょうか。

かと言って、私は会議をしてはいけない!ということが伝えたいのではありません。

では、実際に何に注意して会議を行えばいいのか具体的な対策を紹介します。

 

会議にかかる膨大なコストを削減する方法1 人材を選別する

社内の会議で話し合わないといけない案件はたくさんあります。

ところが、全ての案件を全ての従業員が会議に参加し、議論する必要があるのか?という疑いの目をもつことが大切です。

社員
社員

わたし、何でこの会議に出ないといけないのだろう?
私の業務と全然関係ない話ばかり…。

実は、この様に感じている従業員が意外と多いかもしれないということです。

ですから、

今回は〇〇に関することを話し合うので、Aさん・Bさん・Cさんは会議に出席してください。DさんとEさんは、通常通り業務を進めておきましょう。会議で決まったことは、もちろん後でお伝えしますね。

という風にするのも一つの方法です。

この様な話をお伝えすると、時々、それでは社内が一つにまとまらないのでは?という声を聞きますが、冒頭でお伝えした通り、若い世代の多くの方は、時間効率を非常に重視していますので、会議に出なくても良いと言われると、嬉しいのが正直なところです。

 

会議にかかる膨大なコストを削減する方法2 立って会議をする

日本文化のいいところでもあり、悪いところでもありますが、

長い時間・夜遅くまで取り組むと頑張っていると評価される風潮

があります。

この意識をバッサリ捨てることはとても大切です。

時間を掛ければ必ずしもいい結果になるとは限りません。

ある会社では、立って会議をする形をとり、無駄な話を削減して従来の会議の時間の約半分で会議が終了するようになりました。

その会社で、円滑に会議が進む様に次のことを行う様にしていただきました。

  • 提案文書には、検討事項・決定事項を明記する。
  • 会議の冒頭に参加者が資料に目を通す時間を設ける。
  • 提案者は資料を読み上げず、検討事項についてだけ説明する。

 

会議にかかる膨大なコストを削減する方法3 定刻に開始する

「会議を定刻に開始する」と言葉でいうのは簡単ですが、実際には定刻に開始できていない会社が多いのが現状です。

会議の参加者全員が揃うのを待って会議を行うと、それが習慣化されてしまいます。

例えば10人の参加者がいる会議で、定刻に集まった人が3人であっても会議を始めることで、社内全体の意識も高まります。

また、その姿勢は、時間を最も貴重なものとして考える優秀な人材にも響くものです。

もちろん、会議の時間が短縮されるので、必要経費(人件費)が削減できるという考え方もできます。

 

会議を変えなければいけない本当の理由【コスト以上に重要】

ここまで、会議をコスト・時間の面で見てきましたが、実は、会議を変えないといけない最大の理由がまだあります。

それは、

優秀な人材が離職しないようにするため

です。

冒頭に伝えた通り、次の世代の方々の中でも特に優秀な方は、なんらかの形で自分でビジネスを始める準備をしていると考える必要があります。

いくら副業を禁止していると言っても、収入が発生していなければ何ら問題ありません。

優秀な方ほど、SNSやブログなどを使って、自身の認知を高めることに注力をしたり、独立をしても食べていけるだけの技能を習得しようと日々学んでいるのが現状です。

その様な人材が、

社員
社員

なんで、こんな会議に時間をかける必要があるの?

有益だとは全然思えないなぁ。

この様に感じてしまうと、自身の仕事の準備が整い次第、離職するということです。

経営者の方なら、離職がどれほどの痛手なのかは十分に理解できるはずです。

実際に私の知人も大企業に勤め、それなりのポジション・年収を得ていましたが、離職の道を選びました。

彼はこの様な話をしてくれました。

離職することについてもちろん悩みました。けれども、無駄な会議に何度も出席させられ、そこでつまらない、退屈そうな上司の姿も目にしてきました。将来、自分がその様な姿になることを想像すると恐怖の様なものを感じたのです。

だから、退職をし、自分でビジネスをしていく道を選びました。もちろん、成功するかどうかなんて分かりません。けれども、例え、失敗に終わってもその経験は自分の財産になると思ったのです。

そして、その失敗経験から誰か一人でも救うことができた方が、生き生きと仕事ができると考えたのです。

この様な視点で、会議の存在を見ると、形式にとらわれた会議から、中身のある会議をする必要があると改めて感じました。

 

町野 文孝

名古屋・岐阜・三重の地域の中小企業の組織作り、社員教育などをトータルにサポートするコンサルタント。30年以上、この活動を行っているが、倒産した会社は0。反対に関わった会社のほぼ100%が業績向上。そのためには、ノウハウも大事であるがそれ以上に、経営者・従業員の心意気が大切だと考える。支援している中小企業の従業員の方との交流も大切にしている。

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