時間効率を上げるために必要な考え方【会社の無駄を減らす】

マネジメント(管理)
町野 文孝

名古屋・岐阜・三重の地域の中小企業の組織作り、社員教育などをトータルにサポートするコンサルタント。30年以上、この活動を行っているが、倒産した会社は0。反対に関わった会社のほぼ100%が業績向上。そのためには、ノウハウも大事であるがそれ以上に、経営者・従業員の心意気が大切だと考える。支援している中小企業の従業員の方との交流も大切にしている。

町野 文孝をフォローする

誰もが、もっと業績を挙げたい!と考え、経営者は会社全体の業績アップを心から願っています。

ところが、そこに立ちはだかる問題は、

時間が全く足りない!

ということです。

私が実際に関わっている中小企業の経営者の方々も、口を揃えてこう言われます。

  • 一人あたりの生産性をもっと高めていきたい
  • 時間をもっと有効に活用できないか?

 

これは、仕事・会社経営という側面の問題だけではなく、私たちの私生活でも、誰もがなんとかしたいと、願っていることのはずです。

そこで、今日は、

仕事上の無駄を省くために必要な考え方

を詳しく解説します。

私自身、今日紹介する考え方を意識することで、かなり時間を有効に活用することができるようになりました

また、従業員の行う仕事の質も格段に向上しました。

 

時間効率とは何か?【数式で理解するだけでは不十分】

そもそも時間効率とは何でしょうか。

直感的には、短時間でより多くの業務をこなす…という様なイメージがあります。

基本的には、

使った時間や労力に対する、成果の割合

つまり、

 

これが基本的な考え方になるために、時間効率を高めるには、2つの方法が考えられます。

  • 時間・労働力を減らす
  • 成果(利益)を挙げる

これは、確かなことですが、直接的にこの2つを改善させようとすると、大きな失敗をするということを身をもって経験してきました。

極めて簡単にいうと、

社長
社長

その程度の仕事は、もっと短時間でできるはず。

でないと、みんなが大変になるじゃないか。

こんな話になってしまいます。

そんなことは経営者でなくても誰でも分かることです。

こんな言葉を掛けられてやる気が出たり、仕事の仕方を改善しよう…と思えるでしょうか。

この状態が続き、最悪な場合は、離職に繋がってしまいます。

ここが、時間効率の数式(定義)だけを見て改善をはかる方法の大きな落とし穴です。

では、どうすればいいのでしょう。

 

【具体策1】時間効率を上げるために無駄な考え方を削ぎ落とす

時間効率を高めるには、何かを減らすことも大切です。

大抵の場合、何かを削ることなく、あれもこれも大事…として考えてしまうために、業務が大変になったり、気持ちが重くなってしまいます。

ですから、

因果関係と相関関係の違いを明確にする!

ことが大切です。

具体的な例を挙げながら解説します。

 

職場を綺麗に保つと業績は大きく向上する!

直感的にこれは正しい様な気がするかもしれません。

書類が散乱し、よどんだ空気の中で従業員もイライラと仕事をしているとなれば、いい結果は期待できません。

だからと言って、次の様に言い切ることもまた難しいでしょう。

職場を綺麗にしたから、業績は大きく向上した

これをもう少し正確に表現するのであれば、

職場を綺麗にすると、業績は大きく向上する傾向がある

という事になりそうです。

この場合、職場を綺麗にすること業績が大きく向上することは、相関関係にあると言えます。

何となくこの感覚を掴んでいただくだけでも十分です。

 

出会う見込み客の数を2倍にしたら売り上げは2倍になった

これはどうでしょうか。

セールススキルに大きな変化がないのであれば、見込み客が2倍になれば、売り上げも2倍になると言えそうです。

つまり、売り上げが2倍になったのは、見込み客が2倍になったからだと原因がはっきりとしています。

ここには、AだからBという因果関係あるのです。

 

時間効率を高めるには、何を重視するか先に決める

 

基本的には、

  • 因果関係
  • 相関関係

どちらが優れているという優劣がある訳ではありません。

これらの区別を明確にしていないために、どちらのことも一生懸命にやろうとしてしまい、プレゼンなどを行うにしても、準備に膨大な時間を要してしまうのです。

だから、

どちらを重視するか先に考えて、一方を削る

という作業がとても大切になります。

分かりやすい様に簡単な例を挙げてみます。

 

例えば、車の営業をしている人がお客様にこう話したとしましょう。

車がお好きであれば、自分には少しだけ贅沢かなぁ…と思うくらいの車が丁度いいと思います。我慢して安い車に乗るのも一つの方法ですが、そうなると外出が億劫になってしまいます。結局、大切なお客様との待ち合わせに遅れてしまい、信用を損なうことになってしまいます。
反対に、満足感の高い車ですと、早めに出かけようという気持ちも芽生えます。
また、大切なお客様も喜んで駅までお送りしよう…なんて気持ちになります。
結果として、お客様のビジネスの発展にもつながると思うのです。

この話は、明らかに相関関係を重視して話が展開されています。

この話をさらに強化なものにしようと、因果関係を持ち込むとどうなるでしょう。

論文をよんで、アメリカの○○大学の研究では…という話をしないといけなくなるのです。

これでは、膨大な労力と時間が必要になってしまいます。

それよりは、上記の話をもっと身近に感じられる例はないか? もう少し心に響く表現はないだろうか?という視点で営業戦略を考えた方がずっとスムーズではないでしょうか。

 

また、反対も同じことが言えます。

因果関係を重視してアプローチするのであれば、相関的な話を削ることで、話は随分とスッキリするものです。

この視点をもっておくと、あれもこれも…という発想から解放されて、業務がスッキリすることが多くなりました。

削ることを明確にすれば、短時間でやろう!という言葉にも説得力が出るものです。

 

【具体策2】無駄を削ることを強調すると納得も得られる

先に触れたように、仕事には大切な要素がたくさんあります。

だからと言って、あれもこれも…と従業員に求めてしまうと、「やらされる仕事」になってしまう可能性があります。

それでは決していい仕事になりません。

ですから、削る部分を強調して伝えることを意識したいものです。

ここで、○○を削ったからその代わりに…と言いたいところですが、私の場合、そこは敢えて触れないようにしています。

今回の提案は、相関関係をメインにして考えてみよう。当然、因果関係も大切だけど、両方を求めると膨大な時間がかかってしまう。それに、提案を聞いている方も、何が言いたいのか分かりにくくなる。因果関係で準備しておくことは1つだけにしておこう。

それでも、大抵の従業員は、一生懸命仕事に取り組み、削るべき部分も力が入っていることが多々あります。

ですから、途中の経過を見ながら不要な部分があれば、削るように声をかけています。

こうすることで、実は仕事の質は格段に向上します。

「やらされる仕事」から「やる仕事」にシフトしていくイメージです。

 

とは言っても、前提として、従業員との人間関係はとても重要になります。

新入社員教育でセルフエスティームを育てよう【自信が湧く仕組み】も参考になるはずです。

 

町野 文孝

名古屋・岐阜・三重の地域の中小企業の組織作り、社員教育などをトータルにサポートするコンサルタント。30年以上、この活動を行っているが、倒産した会社は0。反対に関わった会社のほぼ100%が業績向上。そのためには、ノウハウも大事であるがそれ以上に、経営者・従業員の心意気が大切だと考える。支援している中小企業の従業員の方との交流も大切にしている。

町野 文孝をフォローする
マネジメント(管理)
町野 文孝をフォローする
水戸黄門経営のすすめ
タイトルとURLをコピーしました